1)功能介紹

1、會(huì)議流程:

會(huì)議組織者通過會(huì)議管理主機(jī)對(duì)召開會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行全盤管理，并將一個(gè)會(huì)議通知或文件分發(fā)給多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的秘書電腦，在領(lǐng)導(dǎo)秘書得到確認(rèn)后回復(fù)到會(huì)議管理主機(jī)，方能形成會(huì)議資料的發(fā)放。

2、會(huì)議文件交互顯示:

會(huì)議秘書(主持人)，可以將多個(gè)文件或他的屏幕實(shí)時(shí)廣播到每個(gè)與會(huì)者的屏幕上，這樣在討論的時(shí)候，可以保證與會(huì)人員和主講人的會(huì)議內(nèi)容同步。同時(shí)考慮到有些會(huì)議，要求每個(gè)代表在自己的屏幕上都可以自由瀏覽本次會(huì)議的多個(gè)文件。另外可選擇會(huì)議秘書(主持人)以遠(yuǎn)程方式打開所有與會(huì)人員桌面顯示會(huì)議文件，減少與會(huì)者的操作手續(xù)。

3、會(huì)議保密功能:

根據(jù)省委會(huì)議的特點(diǎn)，會(huì)議秘書在會(huì)議召開前選擇是否為保密會(huì)議，如果為保密會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)對(duì)本次會(huì)議文件從物理硬件上徹底的粉碎掉文件，在硬盤存儲(chǔ)空間上不留一點(diǎn)痕跡。充分達(dá)到保密的要求。

4、會(huì)議文件分發(fā):

會(huì)議秘書將會(huì)議文件提前上傳至?xí)h室內(nèi)的服務(wù)器，參會(huì)人員簽到后(可以不簽到)，系統(tǒng)將自動(dòng)將本次會(huì)議的所有文件資料下載到每個(gè)參會(huì)人的電腦中可以選擇本次會(huì)議每個(gè)會(huì)議代表都是否可以通過自己的會(huì)議電腦來對(duì)會(huì)議討論文件進(jìn)行修改，增加文件的批注，非常方便。

5、會(huì)議電腦電源管理:

實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)，方便用戶操作，在主席機(jī)上，通過開機(jī)按鍵，可以將會(huì)議室內(nèi)的所有機(jī)器全部打開。會(huì)議結(jié)束后，可以實(shí)現(xiàn)將所有機(jī)器全部關(guān)閉。大大方便用戶的操作。

6、會(huì)議簽到功能:

參會(huì)人員就座后，點(diǎn)擊“進(jìn)入會(huì)議”，電腦進(jìn)入會(huì)議系統(tǒng)，同時(shí)參會(huì)人已經(jīng)輕松完成會(huì)議簽到，系統(tǒng)將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)本次會(huì)議的到會(huì)人數(shù)、缺席人數(shù)，自動(dòng)存檔備查。

7、會(huì)務(wù)信息顯示功能:

會(huì)議日程選項(xiàng)中將顯示本次會(huì)議的標(biāo)題、時(shí)間、流程(包括每個(gè)流程包含的會(huì)議文件)等會(huì)議日程。參會(huì)人員可以隨時(shí)查看參會(huì)人員名單和座位編排圖。

8、會(huì)議小紙條功能:會(huì)議代表可以給主席(或同意任意一個(gè)代表)發(fā)送即時(shí)信息，方便會(huì)議中人員的交流。

9、會(huì)議文件批注功能:

會(huì)議文件除供參會(huì)人員瀏覽之外，更增加了批注修改功能，參會(huì)者可根據(jù)需要，在工具欄中選擇手寫輸入文字、圈劃等工具在文件上進(jìn)行批注，并支持保存批注修改過的文件。

10、會(huì)議記錄功能:

對(duì)所有會(huì)議資料和會(huì)議過程資料進(jìn)行保存，替代參加會(huì)議時(shí)需要攜帶的記錄本，可以在會(huì)議記錄上進(jìn)行手寫或打字、圈劃，并保存會(huì)議記錄。

11、問卷調(diào)查功能

會(huì)議問卷調(diào)查功能將實(shí)現(xiàn)參會(huì)人員在線問卷調(diào)查，問卷結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、實(shí)時(shí)顯示、快速完成。

12、多軟件界面同平臺(tái)管理:

會(huì)議管理員可以在一個(gè)平臺(tái)界面上完成會(huì)議軟件以及會(huì)議室的所有設(shè)備控制的操作。

13、后臺(tái)管理功能:

強(qiáng)大的后臺(tái)管理功能，可以設(shè)置編排會(huì)議概況、參會(huì)人員及座位、會(huì)議文件、閱讀權(quán)限和會(huì)議投票等內(nèi)容，使會(huì)議策劃設(shè)計(jì)更加科學(xué)方便高效。

2)無紙化會(huì)議軟件系統(tǒng)的特點(diǎn):

1、系統(tǒng)功能強(qiáng)大

●無紙化討論系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)是通過網(wǎng)絡(luò)，完成單位團(tuán)體內(nèi)部會(huì)議室文件的分配與共享，實(shí)現(xiàn)無紙化會(huì)議，與會(huì)人員在同一時(shí)間同一界面上實(shí)現(xiàn)多個(gè)會(huì)議提案提前預(yù)覽、審閱、從而提高會(huì)議效率、簡化辦事步驟、加快辦公速度。

無紙化討論軟件系統(tǒng)有二種模式: 1主控(秘書)電腦+終端(用戶)電腦模式，2、主控(秘書)電腦+終端(主席)電腦+終端(列席)電腦模式。主系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)集中存放于秘書電腦中，軟件的安裝與升級(jí)在會(huì)議服務(wù)器電腦上進(jìn)行，不影響用戶的使用，終端用戶只需使用鼠標(biāo)或觸摸屏對(duì)界面圖標(biāo)點(diǎn)擊，就能完成所有對(duì)應(yīng)的功能。就像瀏覽網(wǎng)頁一樣，就能了解所有的會(huì)議每一個(gè)議題內(nèi)容及過程。

●無紙化討論軟件系統(tǒng)節(jié)約開支提高兼容性，本文件管理系統(tǒng)無需在客戶端安裝復(fù)雜的客戶端程序，低維護(hù)成本，與會(huì)人員使用觸摸屏或鼠標(biāo)即可在桌面環(huán)境下辦公，根據(jù)用戶要求，可以遠(yuǎn)端加入會(huì)議討論或接入辦公OA系統(tǒng)。

●無紙化討論軟件系統(tǒng)全方位文件處理功能，系統(tǒng)涵蓋所有會(huì)議室文件的流轉(zhuǎn)、資源信息交流等。具體的權(quán)限分配、多層的安全控制機(jī)制確保用戶只能使用賦予了授權(quán)的資源?？梢詫?duì)不同權(quán)限的用戶、工作請(qǐng)求，提供了任務(wù)具體到每個(gè)與會(huì)人員的機(jī)制，與會(huì)人員可以看到屬于自己權(quán)限的文件及共享文件。

●無紙化討論軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)是對(duì)政府機(jī)關(guān)、企業(yè)會(huì)議室流程的深刻理解，并綜合考慮了政府機(jī)關(guān)和大中企業(yè)在會(huì)議室文件分配與共享的實(shí)際需求，自主開發(fā)的實(shí)用會(huì)議系統(tǒng)。軟件交互用戶半年內(nèi)可根據(jù)用戶需求對(duì)軟件進(jìn)行合適的修改。

2、智能化和穩(wěn)定性程度高

●會(huì)議室多個(gè)設(shè)備控制軟件界面同平臺(tái)管理:我們根據(jù)貴單位要求，可以把原會(huì)議室的中控界面、會(huì)議話筒管理界面、新的繼電器電源管理界面、無紙化會(huì)商界面放在會(huì)議服務(wù)器的一個(gè)界面上實(shí)現(xiàn)鏈接完成所有操作工作。

●無紙化電子會(huì)議系統(tǒng)體現(xiàn)多元化支持功能: (1)支持固定臺(tái)式機(jī)或移動(dòng)便攜機(jī)；(2)支持office和WPS手寫批注；(3)具有會(huì)議自動(dòng)簽到功能、會(huì)議資料自動(dòng)下載功能、保存手寫批注功能、發(fā)言人桌面同步共享功能等。充分體現(xiàn)該系統(tǒng)的高智能化特色。

●配合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)電源繼電器，對(duì)設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行遠(yuǎn)程在線電流，電壓檢測，在會(huì)議室機(jī)房內(nèi)外可以多環(huán)節(jié)保障會(huì)議設(shè)備的穩(wěn)定和檢測。

3、操作簡便易學(xué)

會(huì)議秘書或會(huì)議系統(tǒng)操作者只需掌握基本的Windows操作工具，就能順利的操作電腦使用該軟件，學(xué)習(xí)培訓(xùn)過程簡便快捷。

4、安全保密性強(qiáng)

●無紙化電子會(huì)議系統(tǒng)具有完善的權(quán)限細(xì)分，經(jīng)過提前設(shè)置，本次會(huì)議的哪些文件允許瀏覽、下載，允許哪一級(jí)別的人員瀏覽、下載等， 如為保密會(huì)議。

●則會(huì)議結(jié)束后，所有資料自動(dòng)刪除，更便于用戶對(duì)會(huì)議安全進(jìn)行管理，提高會(huì)議的安全保密性。

5、環(huán)保、節(jié)能

●會(huì)議過程中 省去大量的紙張及會(huì)議資料打印、修改、印刷、裝訂等許多中間環(huán)節(jié)對(duì)紙張的浪費(fèi)。

●配套電子桌牌系統(tǒng)對(duì)與會(huì)人員的座位信息也進(jìn)行無紙化擺設(shè)，并可根據(jù)會(huì)議實(shí)際需求對(duì)參加會(huì)議人員座位名稱內(nèi)容隨意調(diào)整。

●更好的節(jié)省資源和人力成本。該系統(tǒng)蘊(yùn)含的環(huán)保、高智能化的理念更體現(xiàn)了系統(tǒng)的價(jià)值所在。