從網(wǎng)絡(luò)體系架構(gòu)上，會議文件電子化系統(tǒng)包括會議管理服務(wù)平臺、會議終端、身份認(rèn)證管理平臺構(gòu)成，它們共同組成會議專網(wǎng)。系統(tǒng)可部署在會議專網(wǎng)應(yīng)用、機關(guān)內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用、機關(guān)外網(wǎng)應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用。部署在不同的環(huán)境下實現(xiàn)不同的功能，會議專網(wǎng)是在會議期間提供文件應(yīng)用支持;機關(guān)內(nèi)網(wǎng)提供機關(guān)內(nèi)部日常辦公的文件應(yīng)用支持;機關(guān)外網(wǎng)提供更廣泛的機關(guān)以外的政務(wù)專網(wǎng)上的文件應(yīng)用支持;互聯(lián)網(wǎng)出于系統(tǒng)安全考慮，提供有限的文件應(yīng)用功能服務(wù)(主要是會議文件更新)。會議終端由配有電子文件會議終端軟件的手寫平板電腦、專用的會議電子文件盤組成。對與會人員來說，使用帶會議電子文件盤的會議終端或者筆記本電腦在會議廳(室)通過無線網(wǎng)絡(luò)使用會議系統(tǒng)開會。

應(yīng)用體系構(gòu)架

從系統(tǒng)應(yīng)用視圖分析，可以分為三個層次:

會議工作人員

負(fù)責(zé)整個電子會議系統(tǒng)的管理和業(yè)務(wù)支持工作，主要有會議議題的擬文、上傳、審核，在議題審批成功后，通過電子公文交換系統(tǒng)查詢會議報名單位和領(lǐng)導(dǎo)，安排與會領(lǐng)導(dǎo)和列席人員座位、水牌、平板電腦會議終端和電子USB Key等。

負(fù)責(zé)電子化會議的總體安排，保證會議次序;

遵守各項規(guī)章制度,規(guī)范自己的行為;

根據(jù)會議議題內(nèi)容,做好會場布置及會議前期各項準(zhǔn)備工作;.

儀容整潔、遵守會議工作程序和規(guī)范;

服從管理, 隨時聽從上級的其他工作安排。

參會人員

參會人員包含列席人員和議題單位人員，列席人員主要為議題決策表決人員，是會議議案

推行的重要力量。

主持和列席電子化會議順利召開;

根據(jù)會議議題內(nèi)容，積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策;

儀容整潔、遵守會議工作程序和規(guī)范。

技術(shù)支持人員

系統(tǒng)功能設(shè)計

基于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子會議系統(tǒng)從功能上劃分為會議基礎(chǔ)信息平臺、與會人員管理、會議文件管理、會議終端軟件、電子文檔安全管理系統(tǒng)、身份認(rèn)證管理系統(tǒng)、統(tǒng)一登錄管理 系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口八大部分。

基礎(chǔ)信息管理：

會議基礎(chǔ)信息管理為會議電子化系統(tǒng)的各項應(yīng)用功能提供基礎(chǔ)支撐功能,并對以下會議的基礎(chǔ)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理。其中包括了會議基本數(shù)據(jù)項目的管理，也包括了會議相關(guān)的數(shù)據(jù)字典和系統(tǒng)參數(shù)的管理。

系統(tǒng)登錄：會議信息管理系統(tǒng)后臺登陸使用，會議基礎(chǔ)信息平臺的授權(quán)使用者是技術(shù)管理員。輸入用戶名和密碼，或者使用會議電子文件盤(專用U盤)自動登錄。

會議類型管理：對會議類型進(jìn)行設(shè)置和管理。可以設(shè)置默認(rèn)會議類型。

會議設(shè)置：會議類型下的具體會議，包括會議的標(biāo)題、會議時間、創(chuàng)建時間、會議地點等，支持會議的樹狀層級結(jié)構(gòu)管理。會議日程管理、會議日程安排、會議議程管理、各會議的會議議程安排，議程必須屬于且屬于某一項日程，一項日程中包含多項議程

與會人員管理：

會議的組織是一項復(fù)雜度較高的工作，參與部門和人員眾多，其中的工作種類和項目繁雜，性質(zhì)又各不相同，差異性很大，需要進(jìn)行細(xì)致的權(quán)限劃分和嚴(yán)格的管理。比如會議服務(wù)人員、技術(shù)支持、會議人員等。系統(tǒng)將這些不同的身份劃分為不同的角色進(jìn)行管理，不同角色對應(yīng)不同的操作權(quán)限。

角色管理：

根據(jù)承擔(dān)職責(zé)和工作性質(zhì)的不同將常委會會議文件電子化系統(tǒng)的使用用戶的角色進(jìn)行劃分和關(guān)聯(lián)，如:會議服務(wù)支持、普通與會人員、常委會與會人員，并分別對應(yīng)相應(yīng)的人員和職能處室等。

每個角色在系統(tǒng)中的功能定位根據(jù)應(yīng)用體系架構(gòu)要求，具體角色管理還包括定義不同角色對應(yīng)的功能操作權(quán)限，可以將角色作為權(quán)限的集合。

會議文件管理：

會議文件管理的核心就是要結(jié)合安全電子文檔系統(tǒng)，建立包括文件的制作、分類管理、會議期間的在線閱讀、批閱、下載、外發(fā)、歸檔等，并易于實現(xiàn)今后的功能擴(kuò)充。

分類管理和權(quán)限控制：會議文件能按照會議屆次和不同的分類進(jìn)行管理;即一個會議文件有所屬會議屆次和所屬的文件分類兩個屬性，可以按照屆次和分類進(jìn)行管理。文件的權(quán)限劃分為閱讀(下載)、上傳、刪除、審核等。權(quán)限可以根據(jù)角色進(jìn)行分配，也可以根據(jù)具體的用戶進(jìn)行分配，并支持權(quán)限的授權(quán)傳遞機制。

文件上傳：實現(xiàn)各類會議文件的上傳和共享，并設(shè)定文件的訪問權(quán)限，供與會人員下載使用，在下載時須通過安全電子文檔系統(tǒng)的接口進(jìn)行控制，下載后 須存儲在專用U盤內(nèi)。

文件版本管理：系統(tǒng)對于每一個會議文件都會對不同時期形成的不同的版本進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)記錄版本號、歸檔時間、歸檔人等信息，系統(tǒng)管理者或其他用戶可以隨時調(diào)閱，方便進(jìn)行文件歷史的回溯。

文件分發(fā)控制管理：系統(tǒng)通過會議文件的權(quán)限管理和安全電子文檔的共同作用實現(xiàn)會議文件的分發(fā)控制。在這其中,權(quán)限管理機制是進(jìn)行分發(fā)控制的主控機制,而安全電子文檔對分發(fā)的文檔進(jìn)行了嚴(yán)格的加密，保證了文件獲取的合法性、完整性和安全性。

會議終端軟件：

會議文件會議系統(tǒng)終端通過簡捷的操作界面，良好的人機接口，方便的操作方式，為與會人員審閱文件，思考問題，提出意見，提供便利，更大限度的發(fā)揮系統(tǒng)效益，提升會議質(zhì)量和效益。

文件閱讀和批注：文件閱讀和批注是會議文件電子化系統(tǒng)最基本的功能，也是與會人員使用頻率更高的功能，直接關(guān)系到與會人員閱讀文件的質(zhì)量，以及影響到使用系統(tǒng)的成效。

會議文件瀏覽器布局設(shè)計美觀實用、功能按鈕清晰直觀，易于學(xué)習(xí)和操作，響應(yīng)速度快。會議文件瀏覽器與會議期間部署在會議專網(wǎng)的其他功能共同構(gòu)成了完整的會議期間的管理控制系統(tǒng)，并接受系統(tǒng)的統(tǒng)管理，包括瀏覽器的啟動、關(guān)閉等，保證了系統(tǒng)的完整性和統(tǒng)一性。

會議終端瀏覽器通過程字的檢測和識別可以實現(xiàn)大小及功能自適應(yīng)于會議終端和筆記本電腦。

同步瀏覽會議文件：相關(guān)會議中采取的是相對寬松的會議模式，與會人員可以在會議期間選擇感興趣的文件隨意閱讀，也在主持人宣讀一個文件的過程中，選擇同步閱讀主持人的文件頁面。

文件自動更新：為了給與會人員提供更便利和自動化的服務(wù)，同時也是為了保障會議文件能完整有效地發(fā)放到每個與會人員，進(jìn)而保證會議的質(zhì)量，我們設(shè)計了會議文件的自動更新功能，無論是在會前、會議期間還是會后，用戶都可以通過架設(shè)在不同網(wǎng)絡(luò)的不同應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)會議文件的自動更新，用戶只需將專用U盤插入電腦，在客戶端程序的作用下，系統(tǒng)就會識別并啟動更新工作，將最新版本的會議文件自動下載存儲到U盤中，保證用戶在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下(公網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、辦公局域網(wǎng))都能夠快捷、安全、完整地獲取會議文件

全文檢索：文件的檢索功能的準(zhǔn)確性和效率會對文件系統(tǒng)的使用效果造成很大的影響。一個高效的檢索系統(tǒng)會大大提升文件的使用效果。而全文檢索提供了深入文章內(nèi)容的非結(jié)構(gòu)化的檢索方式，更加符合省科工貿(mào)信委對于文件深度搜索的業(yè)務(wù)需求。

電子文檔安全管理系統(tǒng)：

會議文件電子化系統(tǒng)應(yīng)用于核心工作領(lǐng)域,處理的對象是會議期間的所有相關(guān)會議文件。由于會議文件必須在限定的時間內(nèi)給限定的人群閱讀，具有較高的敏感性和實效性,為了防止會議文件的非法傳播和篡改，以及保證文件的合法性，必須應(yīng)用專業(yè)的安全文檔系統(tǒng)對會議文件加以管理。我們通過安全電子文檔系統(tǒng)管理系統(tǒng)和會議電子盤技術(shù)對會議文件進(jìn)行安全管理。

電子文檔安全管理系統(tǒng)的作用體現(xiàn)在兩個方面:

1)對系統(tǒng)中存儲的會議文件進(jìn)行集中的安全控制，包括加密和訪問權(quán)限策略的制定，實現(xiàn)會議文件的全面保護(hù);

2)作用于會議文件電子化系統(tǒng)的文件管理的接口,對于會議文件進(jìn)出系統(tǒng)進(jìn)行控制，必須經(jīng)過電子文檔安全管理系統(tǒng)的加解密才能進(jìn)出系統(tǒng)。

會議文件保護(hù)：會議文件一旦進(jìn)入會議文件管理系統(tǒng)，就受到電子文檔安全管理系統(tǒng)的保護(hù)。系統(tǒng)內(nèi)部提供保護(hù)的功能包括:

對文檔進(jìn)行多種不同密級的加密保護(hù)，密級可以自行定義，不同密級可以定義不同級別的保護(hù)策略;

根據(jù)文檔保護(hù)策略對特定用戶群賦予文檔各種內(nèi)容訪問權(quán)限的文檔保護(hù)、管理系統(tǒng);

具有靈活可調(diào)的授權(quán)審批機制;按部門、格式、用戶、用戶組等有針對性的實現(xiàn)多種授權(quán)策略;

支持手動和自動兩種加密方式，并可以根據(jù)文件類型制定不同的加密策略，由用戶根據(jù)實際需求選擇哪些文檔需要加密哪些不需要加密。

會議文件歸檔和外發(fā)

為了保證會議文件的安全性，除了在系統(tǒng)內(nèi)部建立健全可靠的安全機制外,還必須在系統(tǒng)外圍和系統(tǒng)的接口處通過技術(shù)手段的應(yīng)用來控制文件進(jìn)出系統(tǒng)的安全性。我們采取專用的會議電子盤儲存會議文件，并設(shè)置了加密信息和權(quán)限控制信息，會議文件必須通過電子盤內(nèi)的結(jié)合安全文檔控制機制的會議終端軟件才能打開。

在會議前提交正式的會議文件，以及會后將會議期間形成的會議文件歸檔上傳到會議文件電子化系統(tǒng)時，必須經(jīng)過安全電子文檔接口的處理，確保會議文件電子化系統(tǒng)中管理的文件都納入安全文檔系統(tǒng)管理的范疇，更大限度防止從內(nèi)部泄漏文件的可能性。

外部應(yīng)用系統(tǒng)整合：

會議文件電子化系統(tǒng)不是一個孤立的系統(tǒng),文件電子化系統(tǒng)的建設(shè)，是對現(xiàn)有信息化建設(shè)工作的強有力的推動，同時也豐富了應(yīng)用，通過將會議文件電子化系統(tǒng)與現(xiàn)有的應(yīng)用整合，可以進(jìn)一步完善了現(xiàn)有的信息化平臺。

本系統(tǒng)和內(nèi)部已建成的其他系統(tǒng)都存在數(shù)據(jù)交換的情況,此外也會整合如短信通知等其他應(yīng)用系統(tǒng)的功能，必須在保障安全性的前提下建立與外部應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和應(yīng)用功能的整合。

數(shù)據(jù)交換：由于會議文件電子化系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)從網(wǎng)絡(luò).上是隔離的,所以會議系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換不能采用實時交換的方式，而必須通過分離的數(shù)據(jù)接口方式，由網(wǎng)閘或者手工操作方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，在交換過程中必須保證數(shù)據(jù)交換的安全性、完整性和不被非法篡改。

基于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子會議系統(tǒng)具有專用的數(shù)據(jù)交換機制來滿足數(shù)據(jù)交換的特殊要求。

應(yīng)用功能整合：會議文件電子化系統(tǒng)可以和內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站以及等現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用功能的整合,以增強會議文件電子化系統(tǒng)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)信息化平臺的整體效能，應(yīng)用整合工作包括以下幾個方面:

會議文件電子化系統(tǒng)和機關(guān)內(nèi)網(wǎng)門戶的整合，實現(xiàn)為機關(guān)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站提供關(guān)于常委會會議和主任會議的相關(guān)文件數(shù)據(jù)資料，并且實現(xiàn)和機關(guān)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站相關(guān)欄目進(jìn)行對應(yīng)交換。

推送專題欄目的內(nèi)容數(shù)據(jù)到會議專網(wǎng)系統(tǒng)，此功能是擴(kuò)展功能，便于與會人員及時便利地獲取更加豐富的信息資源，提升會議服務(wù)質(zhì)量。

建立短信平臺，為了及時友好地向與會者發(fā)送會議相關(guān)的通知消息比如會議的日程議程，或者在發(fā)布了新的會議文件版本后通知會者及時聯(lián)網(wǎng)更新手中的文件。

軟件會議系統(tǒng)功能豐富多樣，不僅包含基本的會議交流和溝通功能，還包括豐富的數(shù)據(jù)協(xié)作以及人性化設(shè)計的會議管理功能等，軟件電子會議的出現(xiàn)彌補了硬件電子會議功能上的不足，成為企業(yè)高效運營的得力助手。

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